Знаете ли коя тенденция обединява през последните няколко години големите западни корпорации, по-малките гъвкави компании и консервативните бизнес организации на Изток? С две думи – home office. С малко повече – възможността на служителите дистанционно да управляват работния процес от вкъщи. В днешните времена на карантина и самоизолация е добре да имаме работещи правила и добри практики при home office.

В тази статия само с няколко изречения ще ви разкажем за предимствата на работата извън офиса, a веднага след това ще споделим опит как лесно да отмятате дистанционно задачите. Не е трудно – трябват ви няколко изградени процеса и структуриран план за справяне с предизвикателствата в дигитална среда. Добре де, прозвуча по-сложно отколкото всъщност е. 🙂 Вижте какво имаме предвид:

Ще разберете какво е необходимо на екипа ви, за да му осигурите плавен преход към новия работен процес
Ще ви покажем как конкретно и ясно да разпределяте задачите
Ще ви разкрием тайната на активното следене на целите в динамична среда
Ще научите как да поддържате проактивна комуникацията в екипа си

Благодарение на непрекъснатото развитие на технологиите¹ и възможностите, които предлагат комуникационните приложения като Slack, Hangouts, Skype, Microsoft Teams, Zoom, облачните услуги и инструментите за управление на достъпите и съхранение на пароли като LastPass и Dashlane – вече не е нужно да посещаваме офиса, за да вършим работата си възможно най-бързо, продуктивно и безопасно. Голяма част от задачите, ако не и по-голямата част от тях, могат да се свършат също толкова ефективно, когато работим home office.

Катето от Performance екипа ни, например, без проблем създава и управлява успешни Lead Generation кампании във Facebook от вкъщи, а Снежи от Design екипа дигитално съживява своите рисунки в рекламни банери на бюрото си у дома.

А ето какво показва статистиката за работата от разстояние в научен материал, публикуван в Harvard Business School:

Работата от вкъщи може да увеличи продуктивността на служителите, защото имат повече време за т.нар. Deep work – по-дълги периоди от непрекъсната и концентрирана работа по конкретна тема
Дистанционното изпълнение на задачите е предпоставка за по-качественото им планиране и при добър процес – за по-стриктното спазване на графици и крайни срокове
Комуникацията между колегите е засилена, защото с чувството им за отговорност се увеличава и проактивността им
Може даже да доведе до намаление на разходите, като тези за поддръжка на офиса и работната среда

Потвърждаваме горното, по примера на Xplora, покрай ударно наложилия се home office за целия ни екип. Все пак важно е да знаете, че всеки от екипа винаги е можел да ползва home office още от създаването на агенцията преди 4 години.

Дотук звучи добре. А какво вие трябва да осигурите на служителите си, за да работят максимално ефективно? Ето няколко съвета от нас:

Осигурете им необходимото оборудване и създайте процес по прехвърляне на достъпи

Работни лаптопи и надежден достъп до необходимата бизнес информация са всичко, от което се нуждае вашият екип, за да изпълнява задълженията си от вкъщи. Е, добре. Това не е всичко, но включва двата основни компонента за работа в дигиталното пространство.

Всички много добре знаем колко главоболия може да предизвика един забиващ лаптоп. Но случвало ли ви се е да попадате в ситуацията, в която замествате ваш колега и трябва да реагирате бързо при извънредна задача? Обаче не намирате информация за нея, защото тя просто липсва.

Какво правим ние в подобни ситуации? Честно казано не ни се е налагало да попадаме в тях, след като си изградихме детайлен процес по прехвърляне на работата с помощта на чек листи и подробно описание на работата по всеки един наш клиент.

И за да не си помислите, че се хвалим излишно – тестваме и усъвършенстваме всеки път този процес, когато на някого му се налага да отсъства за малко от офиса и после довършва работата си от вкъщи. Понякога ни се налага да запишем час при зъболекаря или просто да чакаме водопроводчикът да оправи спуканата тръба у дома. Все нормални ситуации, които сме оттренирали, докато сме били home office. Тестваме този процес също когато колегите излизат в отпуск и се налага да прехвърлят достъпите си и важната информация към тези, които ги заместват

Поставяйте ясни очаквания и конкретни задачи

На следващо място идват задачите и вашите очаквания за тяхното изпълнение. Това означава, че на първо място вие трябва да сте ги обмислили, добре планирали и чак след това да ги подадете към отговорните лица. Иван, който е Account Director, води екип от 3-ма Project Managers, и един от съдружниците в Xplora, често води много и дълги разговори с клиентите. Никога обаче не пропуска да разпише детайлно структурирани брифове и конкретни задачи, които да изпрати по имейл към екипа. А какво би му попречило да върши това и от вкъщи? Ами нищо. Прави го, когато му се наложи да работи така.

“Най-добрите мениджъри винаги поставят ясни очаквания”² – За да постигнете една и съща цел, двете страни трябва да сте на една и съща вълна. Все пак сте един отбор. Затова давайте ясни крайни срокове, изяснявайте какви резултати или действия се изискват и как очаквате да се изпълняват поставените задачи. Помислете също какви извънредни ситуации могат да изникнат и към кого могат да се обърнат служителите ви, когато не са в офиса.

Следете изпълнението на задачите ежедневно

В стандартна офис среда добрите тийм лидове умело и почти незабележимо за нетренирано око съчетават няколко дейности едновременно. Теди, Team Leader на Content and Creative отдела, с една ръка отмята задачите от дългия, почти безкраен, списък, с другата ръководи собствения си екип, а с трета помага на всеки, който се нуждае. Но как тя го прави, когато колегите ѝ работят дистанционно, а ръцете ѝ се свеждат до мишка, клавиатура и телефон? Подсказка – вижте точка 4.

Свържете се със служителите си и комуникирайте с тях

Комуникация и разговори – решението на почти всички проблеми. За да следите как се справя всеки един член от екипа ви, когато е home office, първо трябва да знаете какви казуси решава в момента и с какви задачи се е захванал. Чувайте се често, правете си индивидуални и конферентни срещи в чат, организирайте си няколко пъти в седмицата оперативки по телефон и обсъждайте решението на проблеми при нужда. А за максимална точност – помолете ги на тридневна база да дават статус как върви изпълнението на индивидуалните задачи. Така следенето на работата от дистанция няма да ви се стори толкова трудна, нито ще е прекалено контролираща и напрягаща. Да, при нас няма timeshits (умишлено написано така – не вярваме, че човек трябва да става добър в попълването на подобни неща), нито timesheets. Можете да прочете повече защо в 46 причини да се кефим, че работим в Xplora. Можете сами да откриете кои са приложими и при home office и кои – са ни подготвили като екип за времената на home office по време на карантина.

Бъдете прозрачни и обяснявайте защо действате по този начин

Чудите се какво означава това? В ситуации, в които могат да възникнат недоразумения заради невербалната комуникация по чат или служителите ви чувстват, че ги следите стриктно и дори излишно, обяснете им защо сте взели конкретните решения. Ако те знаят защо сте подходили по този начин, то биха били склонни да ви разберат и да се поставят във вашата ситуация.

При работа от home office Ленко, Manager на двата екипа – на Content and Creative и Social Performance Marketing, и съдружник в Xplora Academy, дава на хората си да попълват дневните задачи в едни дълги, ама наистина дълги, разграфирани по съдържание таблици. И никой не недоволства. Защо? Защото той е обяснил и екипът му знае, че така той може детайлно да се запознае с графика и натоварването на всеки един негов колега. Ние пък сме спокойни, че Ленко ще реагира във всеки един по-напрегнат момент и ще приоритизира задачите, ще ги преразпредели или ще осигури подкрепа за някой по-натоварен член на екипа. Така сме както гъвкави, така и ефективни – поставяме акцент и приоритет на по-спешните такива, след което може да се насочи ресурс към останалите – всичко това с акцент на нуждите на клиентите. А в днешните времена трябва да следим постоянно промяната в ситуацията, проактивно да предлагаме решения на клиентите и да изпълняваме бързо и точно всички взети решения.

Не позволявайте служителите си да изгубят това, което ги прави екип

Не карайте служителите си да комуникират само с тийм лийдовете или с мениджърите си, а ги насърчавайте да общуват помежду си. Все пак екипът е екип, когато работи заедно, когато заедно решава общите проблеми и има общи успехи. Но и когато заедно се забавлява!

За общуване помежду си използваме Hangouts, в който освен чатове, сме създали и отделни стаи за дискусии. Някои са за обсъждане на сериозни теми, други са за офисна дейност и активности, а в трети са създадени, за да се шегуваме. Имаме си и отделен чат, в които споделяме за постиженията на по-срамежливите ни колеги, да се поздравим за добре свършената работа или да покажем, че наш клиент ни е похвалил за изпълнението на задачките.

Осигурете на вашите служители подобни възможности и когато сте home office, ще останете приятно изненадани колко активни ще станат тези чатове. Но не само тези, предназначени за забавления, а дори и по-сериозните. От опит ви казваме, че дори броят на брейнстормингите и рапортите ще нарастне.

А в chat можете да се организирате и да се обадите и да честитите малко след полунощ рождения ден на любим колега, да му изпратите пари през revolut заедно със специално подготвена за него картичка.

Искайте обратна връзка и давайте съвети на служителите си

Знаем, че го правите, но не се срамувайте по-често да им давате съвети и препоръки. Не забравяйте и да искате такива от тях. Винаги има как да подобрим дигиталните си процеси и начин на работа, а с това да се развиваме като професионалисти и личности. Не забравяйте – без human няма digital.

Ако четете тази статия и търсите конкретни съвети как да подходите по отношение на маркетинга ви – разгледайте този подробен текст със съвети и чек листи за справяне при криза в подобни ситуации, предназначени за маркетинговите екипи. Определено ви препоръчваме да не го пропускате.

Ако все още не вярвате във възможностите на работата в home office среда, разгледайте YouTube канала ни. Псст, по някои кампании сме работили от вкъщи. 😉