Die kleinen Details bei digitalen Veranstaltungen

Unser Agenturteam fungiert häufig als Organisator, Partner, Kurator, Moderator von Online- und Hybrid-Events. Wir sind sicher, dass Sie, wenn Sie diese Tipps anwenden, noch erfolgreicher bei der Organisation von Online-Veranstaltungen sein werden.

Die Pandemie hat nicht nur das Tempo der technologischen Entwicklung beschleunigt, sondern auch die verfügbaren Dienste, die zur Bewältigung der Situation erforderlichen Fähigkeiten und das tägliche Leben im Allgemeinen geprägt. Wir reden nicht mehr über „die künftige Arbeitsweise“, wir leben in ihr. Ob digitale Veranstaltungen in Zukunft Teil unseres Lebens sein werden, wird die Zeit zeigen, aber sie werden sicherlich eine Alternative sein, wenn wir sie brauchen. Deshalb werden wir digitale Veranstaltungen nicht mit Live-Veranstaltungen vergleichen, aber wir sagen Ihnen, welche kleinen Details den größten Unterschied bei einer guten Online-Veranstaltung ausmachen.

Vorläufige Vorbereitung

Unsere Erfahrung bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von mehr als 100 Veranstaltungen zeigt, dass die größte Rolle für den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung, ob online oder live, in der Vorbereitung im Vorfeld liegt. Wie in einer Profiküche (mise en place) ist die Vorbereitung im Voraus eine Voraussetzung für den Erfolg, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Anweisungen für Redner/Moderatoren

Die Übermittlung der Anweisungen an die Redner und Moderatoren ist ein Schritt, der nicht versäumt werden sollte. Neben Tipps für den perfekten Look und Bekleidungsvorschriften (feine Streifen und kurze Röcke sind nicht zu empfehlen) gibt es eine Studioadresse und ein Drehbuch für die Veranstaltung. Es ist sehr wichtig, bei der Vorbereitung von Veranstaltungen mit externen Gastrednern für einen einfachen Ablauf zu sorgen. Wir empfehlen Ihnen, ein Tool wie Calendly zu verwenden, mit dem Sie den gesamten Prozess der Reservierung von Besprechungszeiten und der Veranstaltungsorganisation leicht organisieren können, insbesondere wenn Sie Redner in verschiedenen Zeitzonen haben – Fehler passieren. 🙂

Hier ist ein Beispiel dafür, wie der Tisch und die „Hacks“ von Zhoro Malchev, geschäftsführender Partner bei Xplora und Moderator von über 25 Panels im Bereich Wirtschaft, Marketing und Handel, aussehen. Das werden Sie sehen:

• jeder Teilnehmer weiß, wann was passieren wird;
• Die Teilnehmer können eine eigene kurze Einleitung vorschlagen, wobei die Relevanz für das Panel im Vordergrund stehen sollte;
• Jeder kann ankreuzen, ob es visuelle Elemente wie Grafiken, Webseiten oder Folien geben wird;
• Es stehen allgemeine Fragen zur Verfügung, und jeder kann angeben, zu welchem Thema und mit welchem Rat oder Beispiel er sich beteiligen möchte. Auf diese Weise können sich die Diskussionsteilnehmer vorbereiten und ihre Idee vorstellen, ohne dass jeder Teilnehmer sich fragen muss, wann er was sagen kann;
• Jeder Diskussionsteilnehmer hat die Möglichkeit, eine Frage zu stellen, wenn es die Zeit erlaubt;
• Joro empfiehlt auch ein kurzes Online-Treffen der Podiumsteilnehmer im Vorfeld, um eine Gruppendynamik in Gang zu bringen – das kommt beim Publikum sehr gut an. Und jeder Teilnehmer soll sich von den Beispielen der anderen Teilnehmer inspirieren lassen. Wie Joro sagt – testen Sie und Sie werden mit diesem Tisch und einer solchen Gruppendynamik nie wieder ein Treffen verpassen.

Alle Kontakte an einem Ort

Nur wer keine Veranstaltungen organisiert hat, weiß, dass es vorkommt, dass Referenten abgelenkt werden und 20 Minuten vor Beginn des Vortrags oder des Panels – physisch oder online – nicht erscheinen. Dann kommt der Tisch, den sicher jeder von Ihnen vorbereitet hat. Sie kann den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse jedes Redners enthalten, aufgelistet in der Reihenfolge des Vortrags, mit der Uhrzeit des Vortrags und der Zeit, in der man in der Schlange steht und wartet, bis man an der Reihe ist. Wenn jemand nicht auftaucht, können Sie das immer tun:

• Kontaktieren Sie den nächsten Redner
• ein Werbevideo / Hut zu drehen
• eine Diskussion beginnen, Fragen und Antworten stellen
• eine vorbereitete Umfrage/Fragebogen durchführen (sli.do oder kahoot)

Proben

Proben sind sehr wichtig, auch für Personen, die „nicht zum ersten Mal als Redner bei einer Online-Veranstaltung auftreten“. Es kommt vor, dass Dozenten im letzten Moment beschließen, das Gerät zu wechseln, von dem aus sie präsentieren, und es stellt sich heraus, dass sie den Vortrag nicht über das Tablet übertragen können. Entweder haben sie sich ein neues Mikrofon gekauft, das sie aus welchen Gründen auch immer erst kurz vor ihrem Auftritt anschließen, und die Technik oder die Aufzüge funktionieren nicht. Bei der Probe werden neben der technischen Prüfung von Präsentation, Ton und Bild oft auch das Drehbuch und der Ablauf der Veranstaltung besprochen.

Plan B

Es ist nicht nur wichtig, gut vorbereitet zu sein, sondern auch einen Aktionsplan für den Fall zu haben, dass etwas Unvorhergesehenes passiert. Was alles passieren kann… die Szenarien sind endlos, aber zumindest kann man sich auf die vorbereiten, die man sich vorstellen kann, und sie sogar aufschreiben.

Internet, Streaming und Aufzeichnung

Es gibt eine Renovierung in der Nachbarschaft und ein Bagger zerreißt das Glasfaserkabel Ihres Hauptanbieters, aber Sie sind nicht beunruhigt, weil Sie über eine zweite, zusätzliche Leitung nachgedacht haben (die auf den Upload zugeschnitten ist, der empfohlen wird, wenn Sie zu Ihnen streamen), und manchmal würde ein Hotspot den Trick erfüllen, aber nicht immer. Sie haben sich auf zwei Streaming-Plattformen vorbereitet – YouTube und Facebook -, weil irgendetwas mit den Einbettungscodes nicht funktioniert hat, YouTube an diesem Tag abgestürzt ist usw.

Seien Sie vorsichtig bei der Wiedergabe von Musik auf beiden Plattformen, denn Sie riskieren, dass der Stream gestoppt wird, wenn die Musik urheberrechtlich geschützt ist.

Es ist auch gut, eine Aufzeichnung der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen, für den Fall, dass die Teilnehmer nicht in der Lage sind, am Tag der Veranstaltung zuzusehen oder Ihnen etwas passiert ist. Wenn das Ereignis aufgezeichnet wird, ist es eine gute Idee, ein Backup für eine zweite Aufzeichnung zu sichern, denn alles kann passieren. Aus Erfahrung können wir Ihnen sagen, dass Sie oft dankbar sein werden, dass Sie es getan haben. 🙂

Registrierung und Erinnerungen

Ein kontinuierlich zu überwachender Parameter ist die Anzahl der registrierten Teilnehmer. Wie Sie wissen, ist dies leider nicht die tatsächliche Zahl, die an diesem Tag erscheinen wird.

Es ist gut, einen Aktionsplan zu haben: wie man mehr Teilnehmer anzieht (z. B. mit Werbung), und wir wissen am besten, wie dieser Zauber funktioniert. Es sollte ein Zeitplan für den Versand einer Einladung und mehrerer Zwischen-Remailer (z. B. an diejenigen, die die Einladung geöffnet, aber nicht auf die Registrierungsschaltfläche geklickt haben) erstellt werden. Sehr oft melden sich Menschen für eine Veranstaltung an, und wenn sie am Vortag oder sogar einige Stunden vor der Veranstaltung selbst nicht daran erinnert werden, kann dies ein Grund sein, am Tag der Veranstaltung nicht zu erscheinen. Eine schöne Integration ist auch, dass die Veranstaltung direkt in den Kalender des Kunden aufgenommen wird.

Während der Veranstaltung

Video, Ton, Beleuchtung, Hintergrund

Online-Events sind zu einem festen Bestandteil unseres täglichen Lebens geworden, und wir können sogar sagen, dass der Kampf um die Aufmerksamkeit der Verbraucher hart ist. Eine schlechte Ausführung kann Ihre Nutzer von Anfang an abschrecken, insbesondere wenn die Veranstaltung kostenlos ist. Die Teilnehmer werden oft durch alle möglichen Nebenaktivitäten abgelenkt und nehmen unterwegs an einer Online-Veranstaltung teil – im Auto, im Fitnessstudio, während sie das Abendessen zubereiten, usw.

Schlechter Ton kann ein ernsthafter Grund für die Nutzer sein, sich abzuschalten – deshalb muss die Tonqualität kristallklar sein. Hochwertige Mikrofone machen die Sache wesentlich professioneller und angenehmer zu hören. Für ein echtes Erlebnis ist natürlich auch ein gutes Bild wichtig. Es gibt viele erschwingliche Kameras, die an Ihrem Laptop befestigt werden können, oder DSLR-Kameras, die Sie auf ein Stativ setzen können.

Achten Sie darauf, in die Kamera zu schauen, wenn Sie sprechen, um eine echte Begegnung nachzustellen, denn sonst fällt Ihr Blick unter ihre Augenhöhe und es kann so aussehen, als ob Sie unkonzentriert sind. Wenn Sie für das Online-Meeting einen Laptop verwenden, können Sie ihn auf ein paar dicke Bücher stellen, um die Kamera auf Augenhöhe auszurichten und das Bild natürlich wirken zu lassen.

Es ist gut, das ganze Set zu beleuchten, um das Gesamterlebnis zu vervollständigen. Die Lichtquelle sollte frontal oder seitlich von Ihnen sein – dies gilt auch, wenn Sie sich in der Nähe von natürlichem Licht (Fenster) befinden. Es ist auch eine gute Idee, den Hintergrund hinter Ihnen zu berücksichtigen – virtuelle Hintergründe sind nicht empfehlenswert und sehen unprofessionell aus, und oft versinken Ihre Körperteile in ihnen. Wenn Sie ein professionelles Studio für Ihr virtuelles Event nutzen, reichen die Möglichkeiten von Greenscreen bis hin zu Markenkonstruktionen aus Stoff (damit es keine Blendung gibt).

Technische Probleme

Sie haben die Vorbereitungen getroffen, Sie haben einen Aktionsplan B, aber leider schützt Sie das nicht vor einem möglichen technischen Problem – es minimiert es, aber es ist immer möglich, dass etwas Unvorhergesehenes passiert.

Gastgeber/Moderator

Wenn das Format und das Budget der Veranstaltung es zulassen, wäre es gut, einen Gastgeber/Moderator für die Veranstaltung zu stellen. Neben der Eröffnung und Schließung der Veranstaltung, der Ankündigung von Pausen, Spielen und der Vorstellung der einzelnen Redner kann er eine Schlüsselrolle dabei spielen, einen Fauxpas zu vermeiden. Wenn er erfahren genug ist, wäre es für ihn nicht schwierig, eine Zwischen-/Adhoc-Diskussion zu beginnen oder den Plan ein wenig zu ändern, bis der Dozent, der schon „oft online“ war, eine Verbindung herstellen kann und seine Vorlesung beginnt.

Hut

Wenn ein echtes technisches Problem auftritt, dessen Lösung Zeit in Anspruch nimmt, ist es gut, ein Werbevideo oder einen „Hut“ zu haben, der abgespielt werden kann, damit das technische Team das Problem lösen kann, ohne dass es allen Beteiligten bekannt wird. Der Hut kann auch als Warteraum genutzt werden – hier warten die Besucher, bevor sie zur eigentlichen Veranstaltung eingeladen werden, und sehen nicht, was hinter den Kulissen passiert. Einige Plattformen haben einen eingebauten WATING ROOM, und wenn Sie direkt auf eine Website streamen, dann wird der Hut auch gute Arbeit leisten und Ihnen die Möglichkeit geben, früher zu streamen.

Rückmeldung

Fragebogen

Selbst die besten Organisatoren brauchen ein Feedback zu ihren Leistungen. Vielleicht sind alle Redner pünktlich erschienen, vielleicht gab es keine technischen Probleme, aber dann stellt sich heraus, dass die Zahl der Teilnehmer stark zurückgegangen ist, und Sie wissen nicht, woran das lag. Es könnte an der Länge der Veranstaltung liegen, oder daran, dass Sie den falschen Tag und die falsche Uhrzeit für die Veranstaltung gewählt haben (Freitag nach der Arbeit), oder daran, dass es nur einen Redner gab und die Zuhörer sich gelangweilt haben, oder dass die Sprache zu professionell und unverständlich war. Dafür kann es viele Gründe geben, daher ist es am besten, eine Umfrage vorzubereiten, die einige Stunden nach der Veranstaltung verschickt wird. Auf diese Weise werden Sie beim nächsten Mal noch besser und konzentrierter sein.

Ein guter Ruf lässt sich nur schwer aufbauen, aber die Liebe zum Detail und eine präzise Ausführung tragen unweigerlich dazu bei. Planen Sie Ihr virtuelles Event im Voraus, rüsten Sie sich mit einem guten Team aus, seien Sie nicht wortkarg, überlegen Sie sich, wie Sie während des Events ein hohes Engagement erreichen können, verpassen Sie es nicht, für das Event zu werben und Voilà.

Wir wissen, dass jeder erfolgreich sein will. 🙂 Um wirklich erfolgreich zu sein, muss man nicht, wie wir nicht selten bei Veranstaltungen gesehen haben, „Erfolg ist, was nicht scheitert“ – d.h. der Ansatz „fast nichts ist in die Luft geflogen“ wird als Erfolg angesehen. Wir sind sicher, dass Sie, wenn Sie diese Tipps anwenden, noch erfolgreicher bei der Organisation von physischen, hybriden und Online-Veranstaltungen sein werden.