Екипът на агенцията ни често е в ролята на организатор, партньор, куратор, водещ, модератор на онлайн и на хибридни събития. Сигурни сме, че ако прилагате тези съвети, ще сте още по-успешни в организирането на онлайн събития.
Пандемията ускори не само темпа на развитие на технологиите, но също така моделира услугите, които се предлагат, нужните умения за справяне със ситуацията и като цяло ежедневния живот. Вече не говорим за “бъдещия начин на работа”, а направо живеем в него. Дали дигиталните събития ще бъдат част от бъдещия ни живот – само времето ще покаже, но със сигурност ще са алтернатива във всеки един момент, в който имаме нужда от тях. Затова няма да сравняваме дигиталните събития с тези на живо, а направо ще ви разкажем кои малки детайли правят голямата разлика в добрата организация на събитие в онлайн пространството.
Предварителна подготовка
Опитът ни в организирането, подготовката и провеждането на над 100 събития показва, че най-голяма роля за гладкото протичане на едно събитие, независимо дали то е онлайн или на живо, се крие в предварителната подготовка. Както и в професионалната кухня (mise en place) предварителната подготовка е предпоставка за успех, минимизиране на гафовете и пестене на време.
Инструкции до лектори/модератори
Изпращането на инструкциите до лекторите и модераторите е стъпка, която не бива да се пропуска. Освен съвети за перфектен външен вид и насоки за облекло (ситно райе и късите поли не са препоръчителни), адрес на студио и сценарий за протичане на събитието. Много е важно да осигурите лесен процес при подготовка на събития, които включват външни гост-лектори. Съветваме ви да използвате инструмент като Calendly, с чиято помощ можете лесно да организирате цялата пътека по запазване на часове за срещи и организацията на събитието, особено ако имате лектори в различни часови зони – грешки стават. 🙂
Ето как например изглеждат таблицата и “хаковете” на Жоро Малчев, управляващ съдружник в Xplora и модератор на над 25 панела в областта на бизнеса, маркетинга и търговията. Ще видите, че:
- всеки участник знае кога какво ще се случи;
- участниците могат да предложат кратко свое intro, което да допълнят, с акцент на релевантността за съответния панел;
- всеки може да отбележи дали ще има визуални елементи тип графики, сайт или слайдове;
- общите въпроси са налични и всеки може да посочи по коя тема иска задължително да се включи и с какъв съвет или пример. Така панелистът може да се подготви и да разгърне идеята си, а не всеки панелист да се чуди кога какво ще може да каже;
- винаги има опция за въпрос, който всеки панелист може да предложи да му бъде зададен, ако времето позволява;
- Жоро много препоръчва и предварителна кратка онлайн среща на панелистите, за да се направи групова динамика – това много се усеща от аудиторията. И за да може всеки участник да се вдъхнови от примерите на останалите участници. Както казва Жоро – тествайте и повече никога няма да пропускате с тази таблица и такава среща за групова динамика.
Всички контакти на едно място
Който не е организирал събития, само той не знае, че се случва лекторите да се разсеят и да не се появят 20 минути преди старта на лекцията или панела – физическа или в онлайн пространството. Тогава на помощ идва таблицата, която, сигурни сме, всеки от вас си е подготвил. Тя може да съдържа имена, телефон и имейл на всеки лектор, подредени по реда на презентиране с час на презентация и час, в който трябва да бъде на линия и да изчаква реда си. Ако някой не се появи, винаги можете да:
- се свържете със следващия лектор
- да пуснете рекламно видео/шапка
- да стартирате дискусия, Q&A сесия
- да стартирате предварително подготвен poll/въпросник (sli.do или kahoot)
Репетиции
Репетициите са много важни дори и за хората, които “не за първи път ще съм лектор в онлайн събитие”. Гафове стават – лекторите решават в последния момент да сменят устройството, от което презентират, и се оказва, че не могат да подкарат лекцията през таблета. Или са си купили нов микрофон, който по някаква причина са решили да закачат непосредствено преди техния слот и техниката или лайфът не сработват. На репетицията, освен техническото изпробване на презентация, звук и картина, често се обсъжда и самият сценарий и последователност на протичане на събитието.
План Б
Освен добрата подготовка е важно да имате и план за действие, в случай че нещо непредвидено се случи. Какво може да стане… сценариите са безкрайни, но поне можете да се подготвите за тези, за които се сещате, и даже да ги разпишете.
Интернет, стрийминг и запис
Има ремонт в квартала и багер къса оптичния кабел на вашия главен интернет провайдер, но вие не се притеснявате, защото сте помислили да имате втора, допълнителна линия (съобразена с това да издържа на upload, който е препоръчителен, ако стриймвате при вас), понякога и хотспотът би свършил работа, но невинаги. Подготвили сте се с две стрийминг платформи – YouTube и Facebook, защото нещо с кодовете при ембедването се е нарушило, YouTube е крашнал точно в този ден и т.н.
Внимавайте с пускането на музика и в двете платформи, защото рискувате стриймът да бъде спрян, ако музиката е обект на авторски права.
Хубаво е да се предвиди и запис на събитието, в случай че участниците са възпрепятствани да гледат в деня на събитието или при вас нещо се е случило, а това е и добър повод за получаване на обратна връзка след събитието. Ако събитието пък е на запис, е хубаво да подсигурите и резервен вариант за втори запис, защото всичко се случва. От опит може да ви кажем, че нерядко ще сте благодарни, че сте го направили. 🙂
Регистрация и римайндъри
Параметър, който трябва да бъде следен непрекъснато, е броят регистрирани участници. Както знаете, това, за съжаление, не е реалният брой, който ще се включи в деня на събитието.
Хубаво е да имате изготвен план за действие: как да привлечете повече участници (например с реклама), а ние знаем най-добре как става тази магия. Непременно трябва да се изготви график с изпращане на покана, няколко междинни римайндъра (например на отворилите поканата, но некликналите регистрационния бутон). Много често хората се записват за дадено събитие и ако не им бъде напомнено на предишния ден, а и няколко часа преди самото събитие, това може да е причина да не се появят в деня на събитието. Хубава интеграция е и събитието директно да се впише в техния календар.
По време на събитието
Видео, звук, осветление, фон
Онлайн събитията се превърнаха в неизменна част от нашето ежедневие и даже може да кажем, че борбата за вниманието на потребителите е ожесточена. Некачественото изпълнение може да откаже вашите потребители още в самото начало особено ако събитието е безплатно. Участниците често се разсейват с всякакви странични дейности и участват в онлайн събитие on the go – в колата, във фитнеса или докато приготвят вечеря и т.н.
Лошият звук може да бъде сериозна причина за това потребителите да се изключат – поради това качеството на звука трябва да е кристално. Качествените микрофони правят нещата много по-професионални и значително по-приятни за слушане. За истинско преживяване, разбира се, добрата картина също е важна. Има много достъпни камери, които могат да се прикачат към вашия лаптоп, или DSLR фотоапарати, които да се сложат на статив.
Не забравяйте да гледате в камерата, когато говорите, за да пресъздадете истинска среща, защото в противен случай погледът ви пада под нейното ниво и може да изглежда все едно липсва концентрация. Ако използвате лаптоп за онлайн срещата, можете да го поставите на няколко дебели книги, за да се изравни нивото на камерата с очите ви и да изглежда естествено.
В целия сет е добре да се добави и осветление, за да направи цялостното преживяване завършено. Източникът на светлина е добре да бъде фронтално или странично на вас – това важи и когато сте в близост до естествена светлина (прозорец). Добре е да се помисли и върху фона зад вас – виртуалните фонове не са препоръчителни и изглеждат непрофесионално, а често и части от тялото ви потъват в тях. Когато използвате професионално студио за вашето виртуално събитие, вариантите са от зелен екран до конструкция с брандиран плат (за да няма отблясъци).
Технически проблеми
Направили сте предварителната подготовка, имате план за действие Б, но за съжаление, това не ви предпазва от потенциален технически проблем – минимализира го, но винаги е възможно нещо непредвидено да се случи.
Водещ/модератор
В случай че форматът и бюджетът на събитието го позволява, би било добре да се предвиди водещ/модератор на събитието. Освен че открива и закрива събитието, обявява паузи, игри и представя всеки лектор, той може да има ключова роля в спасяването на гаф. Ако е достатъчно опитен, за него не би било трудно да стартира междинна/адхок дискусия или да направи лека промяна в плана, докато лекторът, който е бил “много пъти онлайн”, успее да се свърже и лекцията му тръгне.
Шапка
Когато възникне истински технически проблем, който изисква време да се разреши, е хубаво да разполагате с рекламно видео или “шапка”, която да бъде пусната, за да може техническият екип да разреши проблема, без това да става достояние на всички участници. Шапката може да бъде използвана и за waiting room – това е мястото, в което участниците изчакват, преди да бъдат поканени на самото събитие, и не виждат какво се случва в бекстейджа. Някои платформи имат вграден уейтинг рум, а в случай че се прави директен стрийм в сайт, то тогава шапката също ще свърши чудесна работа и ще ви даде възможността да си пуснете стрийма по-рано.
Обратна връзка
Анкета
Дори и най-добрите организатори имат нужда от обратна връзка за това как са се справили. Може всичките ви лектори да са дошли навреме, да не сте имали никакви технически проблеми, но да се окаже, че е имало голям дроп в броя на участници и да не знаете каква е причината. Може да е дължината на събитието или това, че сте избрали неподходящ ден и час за събитието (петък след работа), или това, че е имало само един лектор и публиката се е отегчила, или езикът е бил прекалено професионален и неразбираем. Причините могат да бъдат много, затова най-добре е да се подготви анкета, която да бъде изпратена няколко часа след провеждане на събитието. Така следващия път ще бъдете още по-добри и фокусирани.
Добрата репутация се гради трудно, но изпипването на детайлите и прецизното изпълнение неминуемо ще допринесе за нея. Планирайте вашето виртуално събитие предварително, въоръжете се с добър екип, не бъдете многословни, помислете как да имате висока ангажираност по време на събитието, не пропускайте и промотирането му и Voilà.
Знаем, че всеки иска да е успешен. 🙂 За да имате истински успех, а не както сме виждали нерядко на събития “Успех е това, което провалът няма да постигне” – т.е. подходът “почти нищо не гръмна” се счита за успех. Сигурни сме, че ако прилагате тези съвети, ще сте още по-успешни в организирането на физически, хибридни и онлайн събития.
