Das Hörverstehen ist eine grundlegende Übung in vielen Sprachlernbüchern. Für uns, die Projektmanager, ist diese Komponente zu einer Grundvoraussetzung sowohl für die Steuerung der Kundenerwartungen als auch für den Erfolg jeder Kampagne geworden. Es gibt keine Formel, die den Erfolg eines jeden Projekts garantiert, aber es gibt ein paar wichtige Regeln in Kundenbeziehungen, die uns unserem Ziel ein Stück näher bringen oder zumindest die Hindernisse auf dem Weg dorthin begrenzen können. In diesem Artikel finden Sie Tipps, die Ihnen helfen, die Erwartungen Ihrer Kunden besser zu erfüllen und zu vermeiden, dass Sie sich in der Übersetzung verloren fühlen.
Seien Sie von Anfang an ehrlich und offen
Noch bevor Sie ein Spiel beginnen, ist es gut, die Karten und Regeln auf dem Tisch zu haben. Seien Sie also ehrlich und offen, legen Sie die Prozesse von Anfang an gemeinsam mit dem Kunden fest, teilen Sie Ihren Ansatz und die etablierte Arbeitsstruktur mit, damit es in der nächsten Phase keine Überraschungen gibt. Halten Sie ihn anschließend über das Projekt auf dem Laufenden und vereinbaren Sie die strategischen Änderungen und Schritte, die Sie zu unternehmen gedenken. Auch wenn der Kunde Ihnen vertraut und Ihnen Freiheiten eingeräumt hat, sollten Sie es nicht übertreiben. Halten Sie ihn über das Projekt auf dem Laufenden, indem Sie kurze Treffen mit ihm vereinbaren, um die Richtung, in die Sie arbeiten, zu bestätigen.
Besprechen Sie gemeinsam die nächsten Schritte und erstellen Sie einen gemeinsamen Zeitplan, um das Projekt voranzutreiben. Bei Xplora führen wir so genannte „Sprints“ durch, bei denen wir alle 7-12 Tage nach Beginn der Kampagne Sitzungen abhalten, um den Status der Kampagne und die Prioritäten zu besprechen. Dieser Prozess trägt dazu bei, die Aufgaben rechtzeitig zu verteilen, potenzielle Krisensituationen zu bewältigen und sowohl das Team als auch den PM zu beruhigen.
Versuchen Sie daher, Verzögerungen zu vermeiden, und wenn Sie damit rechnen, dass sie eintreten werden, informieren Sie den Kunden und machen Sie ihm einen Vorschlag, was er ändern kann, um das erwartete Ergebnis zu erzielen und den Zeitplan einzuhalten. Wir würden Ihnen raten, Ihre Vorschläge mit dem Kunden zu besprechen und ihm zu zeigen, wie Sie die nächsten Phasen umplanen werden, ohne die Qualität des Projekts zu beeinträchtigen.
Setzen Sie den Erwartungen Grenzen
Zu Beginn einer gemeinsamen Partnerschaft oder eines Projekts ist es den Teams oft peinlich, auf Probleme oder unrealistische Ziele des Kunden hinzuweisen, aber solche Themen müssen später dringend diskutiert werden. In solchen Fällen kann der Kunde enttäuscht sein, dass das Team ihn nicht rechtzeitig informiert hat. Jede Partei muss sich darüber im Klaren sein, welches Ziel erreichbar ist und welches angesichts des Zeitplans, des Budgets oder des Potenzials des Projekts zu optimistisch ist. Indem Sie dem Kunden Grenzen setzen und realistische Erwartungen an ihn stellen, gewinnen Sie auch sein Vertrauen. Es muss Ihnen nicht peinlich sein, eine Aufgabe abzulehnen oder auf ein Problem hinzuweisen. Sie müssen sich nur noch rechtfertigen.
Es ist wichtig, dass der Kunde über die Prozesse Bescheid weiß, an denen Ihre Agentur arbeitet, und es ist eine gute Idee, wenn das Team ihn von Anfang an darauf hinweist. Sagen Sie genau, wie Sie arbeiten – wenn Sie zum Beispiel nicht bereit sind, an Wochenenden zu arbeiten, lassen Sie es ihn wissen. Sie müssen auch die Dynamik und die Funktionsweise der Kundenseite verstehen. Versuchen Sie, flexibel zu sein, und wenn Sie das Gefühl haben, dass es Ihre Möglichkeiten übersteigt, seien Sie einfach ehrlich und geben Sie ein Zeichen.
Mehr Informationen anfordern
Geben Sie sich nicht mit wenigen oder vagen Informationen zufrieden. Sie müssen Ihren Kunden und sein Geschäft kennen lernen. Verlassen Sie sich nicht nur auf das Briefing – Ihre Gespräche mit dem Kunden werden Ihnen sicherlich noch mehr Klarheit verschaffen und die Distanz zwischen Ihnen schmelzen lassen. Ihre Neugierde und Ihr Eifer, sein Geschäft näher zu ergründen, werden sich definitiv auszahlen. Zum einen erhalten Sie eine solidere Grundlage für Ihre Arbeit, und zum anderen zeigen Sie dem Kunden, dass Sie sein Projekt mit Respekt und Gründlichkeit bearbeiten. Versuchen Sie, ihm deutlich zu signalisieren, dass er mit Ihnen zusammenarbeiten muss, wenn Sie Ihre Arbeit gut machen und seine Erwartungen erfüllen wollen. Lassen Sie nicht zu, dass der Kunde sich seiner Pflicht entzieht, Sie mit Informationen und Ratschlägen zu versorgen. Die häufigsten Lücken in den Erwartungen an das Endergebnis eines Projekts oder einer Aufgabe stellen sich als Lücken im Briefing heraus.
Zusammenfassen und analysieren
Zwei wichtige Tätigkeiten in der täglichen Arbeit von Projektmanagern sind das Zusammenfassen und Analysieren von Situationen, Sitzungen, Projekten und Ergebnissen. Oft sind es diese beiden Schritte, die dem Kunden helfen, über die operative Arbeit hinauszugehen und das Projekt strategisch zu betrachten. Auf diese Weise hat er einen Überblick über das Gesamtbild und kann klarere Erwartungen formulieren oder Prioritäten für die nächsten Schritte setzen. Diese beiden Ansätze des PM können dazu beitragen, das Projekt besser zu verstehen, und sind auch für die Strukturierung des Projekts entscheidend. Zusammenfassungen klingen manchmal wie ein Aufguss eines bereits geführten Gesprächs oder Meetings, aber ihr Wert liegt darin, dass sie Prioritäten hervorheben und die Erwartungen der Kunden steuern. Wenn Sie die Situation analysieren und zu klaren Schlussfolgerungen kommen, setzen Sie Rahmenbedingungen und Erwartungen und geben dem Kunden klare Signale, die in gewisser Weise seine Vision für das Projekt umreißen.
Das Projektmanagement ist eng mit zwischenmenschlichen Beziehungen verbunden, die immer mit Erwartungen verbunden sind. Wenn Sie die Erwartungen Ihrer Kunden erfolgreich erfüllen und gleichzeitig gute Beziehungen zu Ihren Partnern aufbauen wollen, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:
- Ehrlich und offen sein
- Setzen Sie sich klare und erreichbare Ziele
- Ständige Kommunikation mit dem Kunden aufrechterhalten
- Analyse und Strukturierung des Projekts
- Befolgung etablierter Verfahren
Wir hoffen, Sie haben diesen Artikel als nützlich empfunden. Für weitere praktische Tipps und Innovationen im digitalen Marketing lesen Sie den Xplora Blog, folgen Sie uns auf den sozialen Medien – Instagram, Facebook & Tiktok – und vergessen Sie nicht, unseren neuen Xplore Marketing Podcast anzuhören .